blogs - aplikasi

Cara Memulai Video Meeting Menggunakan Microsoft Team

10 Jan 11, 2021
Cara Memulai Video Meeting Menggunakan Microsoft Team

Di era pandemi seperti sekarang yang belum diketahui kapan akan berakhir, banyak perusahaan memberlakukan sistem WFM atau work from home atau juga sekolahan yang menggunakan metode online dalam proses belajar mengajarnya. Di saat itulah, platform tatap muka secara online sangat dibutuhkan agar dapat bertemu dan berinteraksi secara langsung melalui layar perangkat elektronik tertentu.

Saat ini, platform media yang cukup populer dan banyak digunakan adalah Slack, Zoom dan Google Meet. Akan tetapi apabila Anda ingin mencoba platform lain yang tak kalah menarik dan canggih, maka dapat memakai Microsoft Team. Platform satu ini sangat nyaman digunakan, terutama apabila Anda menggunakan produk-produk buatan Microsoft, seperti Word, Excel atau juga dapat mengintegrasikannya dengan Microsoft 365.

Berikut ini adalah langkah-langkah awal yang dapat Anda lakukan untuk mengoperasikannya 

Pertama-tama, unduh Microsoft Team tersebut untuk kemudian dapat diinstal ke perangkat yang Anda inginkan. Sebagai informasi, Microsoft Team ini terdapat 2 versi, yaitu untuk perangkat PC dan satu lagi adalah versi mobile. Setelah mengunduhnya, Anda dapat masuk dengan menggunakan akun Microsoft. Apabila belum mempunyai, Anda dapat mendaftarkan diri terlebih dahulu.

Setelah Microsoft Team terinstal dan Anda masuk menggunakan akun Microsoft, langkah selanjutnya adalah dengan mempersiapkan agenda rapatnya. Pertama, klik tombol bertuliskan “Meetings” di sisi kiri atas layar. Setelah itu, akan muncul 2 pilihan, yaitu memulai rapat segera atau menjadwalkannya terlebih dahulu. Apabila Anda memiliki memulai rapat, maka dapat menekan tombol bertuliskan “Meet now,” akan tetapi apabila akan menjadwalkannya, maka dapat memiliki “Schedule a meeting.”

Ketika Anda memiliki Meet now, maka ada beberapa opsi yang dapat Anda atur sendiri, seperti memberikan judul rapat tersebut, mengaktifkan dan menonaktifkan audio atau videonya sampai dengan mengganti gambar latar belakangnya. Kemudian klik "Gabung sekarang" jika Anda sudah siap.

Namun apabila Anda memiliki Schedule a meeting, maka akan muncul sebuah pop-up pengaturan yang harus Anda lakukan saat itu juga, yaitu memberikan nama untuk rapat yang akan digelar, memilih tanggal dan waktunya sampai dengan menyalin undangan dan memilih siapa saja yang Anda undang untuk menghadirinya. Anda pun dapat membagikan undangan tersebut melalui email Outlook atau juga menandainya di Google Calendar yang dapat diakses oleh semua tim.

Pada saat memulai rapat, akan ada banyak deret tombol di bawah layar. Tombol-tombol tersebut, mulai dari untuk mematikan video, pengaturan volume, tombol untuk mengunggah sesuatu sampai dengan menutup telepon. Klik tiga titik di tengah untuk mengakses opsi tambahan seperti masuk ke layar penuh, mengaktifkan teks langsung, angkat tangan, atau matikan video untuk peserta yang bergabung dalam panggilan

Untuk menambahkan peserta, klik tombol " Show participants" di baris tombol sisi kanan. Kemudian, di sidebar di sebelah kanan, ketik nama orang yang ingin Anda undang (jika mereka ada di daftar kontak Anda) atau klik tombol "Share" untuk menyalin link rapat dan mengirim undangan melalui email.

Peserta baru yang mengakses link Anda itu tidak dapat langsung masuk karena akan mendapatkan pemberitahuan atau izin terlebih dahulu. Dan Anda sebagai pemimpin rapat akan mendapatkan notifikasi “Someone in the meeting should let you in soon.”

 Jika Anda mengadakan rapat, saat nama mereka muncul di sidebar “People,” klik tanda centang di samping nama mereka untuk menambahkan mereka ke panggilan. Jika Anda belum mengaktifkan sidebar, Anda akan mendapatkan jendela pop-up kecil di atas tombol “Show participants” di bagian bawah layar untuk memberitahu Anda bahwa mereka sedang menunggu. Kemudian klik "Admit" untuk menambahkan mereka ke panggilan.

Selesai dan selamat mencoba.

Artikel lain yang mungkin Anda akan tertarik untuk membacanya: